ニチレイグループにおける特定個人情報の取扱いについて

株式会社ニチレイおよびそのグループ会社(以下ニチレイグループといいます。グループ会社の定義については(※1)をご参照ください。)の特定個人情報の取扱いについて、以下のとおりご案内申し上げます。なお、特定個人情報の詳細については、(※2)をご参照ください。

(1)特定個人情報の利用目的について

ニチレイグループは、ご提供いただく特定個人情報を、次の利用目的の範囲で利用するものとします。

  • 給与所得・退職所得の源泉徴収に関する事項
  • 財形貯蓄に係る申告、届出、申込書作成に関する事項
  • 雇用保険・労災保険に関する届出、申請・請求、証明書作成に関する事項
  • 健康保険、厚生年金、企業年金、中小企業退職金共済に関する届出、申請・請求に関する事項
  • 国民年金第三号被保険者の届出に関する事項
  • 持株会に係る金融商品取引に関する法定書類の作成・提供に関する事項
  • 福利厚生制度保険の保険金等の支払いに係る法定調書作成に関する事項
  • その他役員・従業員(退職者を含む)、及びその扶養家族に係る、個人番号を必要とする法定書類作成に関する事項
  • 不動産の使用料等(社宅を含む)の支払調書作成に関する事項
  • 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に関する事項
  • 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に関する事項
  • 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成に関する事項
  • 利子等の支払調書作成に関する事項
  • 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成に関する事項
  • その他役員・従業員以外の個人番号を必要とする法定書類作成に関する事項

また、お客様を始めとするステークホルダーの皆様から直接書面(ホームページや電子メールなど電磁的方法等による場合を含みます。)に記載された特定個人情報を取得する場合は、法により例外が認められている場合を除き、その都度あらかじめ、その利用目的を明示させていただきます。

(2)関係法令・ガイドライン等の遵守

ニチレイグループは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」および「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、ならびに「個人情報の保護に関する法律」を遵守して、特定個人情報を適正に取扱います。

(3)安全管理措置に関する事項

ニチレイグループは、特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止のために、管理責任者を置くとともに社内規程を整備し、特定個人情報の適切な管理を行います。

(4)特定個人情報に関する開示等のご請求に応じる手続きについて

ご本人またはその代理人からの特定個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止)のご請求に対しては、以下の手順により対応させていただきます。

  1. 開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止)の請求に必要な書類
    ニチレイグループ各社が保有する特定個人情報に関する開示等のご請求を行う場合は、電話にてお問い合わせ窓口へ特定個人情報開示等請求書をご請求いただき、所定の事項をすべてご記入の上、ご本人であることを確認するため、次の書類を同封してください。
    • 運転免許証、パスポート、健康保険証、住民票、戸籍謄本のいずれか一点のコピー
      (本籍地は塗りつぶしてください)
  2. 開示等の請求の受付方法
    上記の必要書類を、下記お問い合わせ窓口宛にご郵送ください。なお、お問い合わせ窓口へ郵送する際には、封筒に朱書きで「特定個人情報請求書在中」とお書き添えの上、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
  3. 代理人による開示等の請求
    開示等のご請求を代理人に委任される場合は、上記の必要書類に加えて、次の書類もご同封ください。
    • 運転免許証、パスポート、健康保険証、住民票、戸籍謄本のいずれか一点のコピー
      (本籍地は塗りつぶしてください)
    • 委任状(ご本人が委任状に捺印し、その印鑑の3ヶ月以内に発行された印鑑証明書を添付してください。代理人が親権者などのときは、委任状に代えて、ご本人との関係がわかる3ヶ月以内に発行された戸籍謄本もしくは抄本または住民票をご提出いただくことも可能です。)
  4. 利用目的の通知、開示の請求に要する手数料
    上記およびの必要書類の準備にかかる費用、当社への郵送料については、ご本人およびその代理人にてご負担ください。
  5. 開示等の請求に対する回答方法
    ご本人またはその代理人の請求書記載住所宛に、書面によって回答いたします。
  6. その他
    • 上記の手続に因らない場合は、開示などのご請求の対応をお断りさせていただくことがあります。
    • 直接ご来社いただいての開示などのご請求の対応はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜わりますようお願い申し上げます。
    • この開示等の請求手続きにつきましては、法令等の変更等必要に応じて、内容を改訂することがございます。開示等をご請求される場合は、その都度、この手続きをご確認願います。

(5)お問い合わせ窓口

ニチレイグループの特定個人情報に関する苦情・お問い合わせについては、以下で受け付けております。

  • お電話による場合の連絡先
    株式会社ニチレイ 人事総務部
    電話番号 03-3248-2101
    受付時間 10:00〜12:00、13:00〜17:00(土・日・祝日を除きます。)
  • お手紙による場合の送付先
    〒104-8402 東京都中央区築地六丁目19番20号 ニチレイ東銀座ビル
    株式会社ニチレイ 人事総務部

お問い合わせ窓口は、株式会社ニチレイに所属し、ニチレイグループ各社から委託を受けて、ニチレイグループ各社が保有する特定個人情報のお問い合わせに係る業務を行います。
なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜わりますようお願い申し上げます。

  • (※1)グループ会社の定義
    グループ会社とは、株式会社ニチレイが議決権の過半数を有する会社(以下子会社といいます)および子会社が議決権の過半数を有する会社(以下孫会社といいます)ならびに孫会社が議決権の過半数を有する会社を含みます。主要なグループ会社はこちら(クリックすると、一覧表が表示されます)をご覧ください。
  • (※2)特定個人情報の定義
    本ご案内において、「個人情報」と「特定個人情報」とは明確に区別されるものとし、用語の定義としてはそれぞれ次のとおりとします。
    ・個人情報 : 個人番号(「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づくもの)をその内容に含まない個人情報をいいます。
    ・特定個人情報 : 個人番号および当該個人番号を含む個人情報をいいます。