ニチレイグループにおける特定個人情報の取扱いについて

株式会社ニチレイおよびそのグループ会社（以下ニチレイグループといいます。グループ会社の定義については（※1）をご参照ください。）の特定個人情報の取扱いについて、以下のとおりご案内申し上げます。なお、特定個人情報の詳細については、（※2）をご参照ください。

1.特定個人情報の利用目的について

ニチレイグループは、ご提供いただく特定個人情報を、次の利用目的の範囲で利用するものとします。
また、お客様を始めとするステークホルダーの皆様から直接書面（ホームページや電子メールなど電磁的方法等による場合を含みます。）に記載された特定個人情報をご提供いただく場合は、法により例外が認められている場合を除き、その都度あらかじめ、その利用目的を明示させていただきます。

特定個人情報	利用目的
①ニチレイグループの従業員、役員、退職者、およびこれらの家族の特定個人情報	給与所得・退職所得の源泉徴収に関する事項扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成に関する事項給与支払報告書作成に関する事項給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届書作成に関する事項財形貯蓄に係る申告、届出、申込書作成に関する事項退職手当金等受給者別支払調書作成に関する事項雇用保険・労災保険に関する届出、申請・請求、証明書作成に関する事項健康保険、厚生年金、企業年金、中小企業退職金共済に関する届出、申請・請求に関する事項国民年金第三号被保険者の届出に関する事項持株会に係る金融商品取引に関する法定書類の作成・提供に関する事項福利厚生制度保険の保険金等の支払いに係る法定調書作成に関する事項その他役員・従業員（退職者を含む）、及びその扶養家族に係る、個人番号を必要とする法定書類作成に関する事項
②ニチレイグループに不動産を売却しまたは賃貸する個人の特定個人情報	不動産の使用料等（社宅を含む）の支払調書作成に関する事項不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に関する事項不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に関する事項
③ニチレイグループより、報酬、料金、契約金、及び賞金を受領される個人の特定個人情報	報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成に関する事項
④株式会社ニチレイの株主の特定個人情報	利子等の支払調書作成に関する事項配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成に関する事項

2.関係法令・ガイドライン等の遵守

ニチレイグループは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」および「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、ならびに「個人情報の保護に関する法律」を遵守して、特定個人情報を適正に取扱います。

3.安全管理措置に関する事項

ニチレイグループは、特定個人情報の管理にあたっては、漏えい、滅失または毀損の防止のために、管理責任者を置くとともに社内規程を整備し、適切に安全管理措置を講じます。詳細については、お問い合わせ窓口までご連絡ください。

4.特定個人情報に関する開示等のご請求に応じる手続きについて

ご本人またはその代理人からの、ニチレイグループが保有する特定個人情報に関するお問い合わせ、各種の請求については、お電話にてお問合せ窓口までご連絡ください。なお、ニチレイグループが保有する特定個人情報についていただいた各種の請求については、以下の手順で対応させていただきます。

（1）お問い合わせ窓口への電話でのご連絡

ニチレイグループ各社が保有する特定個人情報に関するご請求をなさる方は、お問い合わせ窓口までお電話にてご連絡ください。申請書をお送りさせていただきます。

（2）お問い合わせ窓口への必要書類の送付

申請書に所定の事項をすべてご記入の上、以下の①②の書類を同封して、お問い合わせ窓口まで、ご郵送ください。なお、お問い合わせ窓口へ郵送する際には、封筒に朱書きで「特定個人情報申請書在中」とお書き添えの上、特定記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。（必要書類の準備にかかる費用、当社への郵送料については、ご本人およびその代理人にてご負担ください。）

①ご本人であることを確認するための書類のうち、次のいずれか

運転免許証の写し（裏面に記載がある場合には裏面の写しを含む。）
健康保険証住民票
戸籍謄本（本籍地は塗りつぶしてください）

②ご本人と代理人の関係を確認するための書類のうち、次のいずれか（ご本人による請求の場合は不要です。）

委任状（ご本人の実印による捺印のあるもの）および、3ヶ月以内に発行された印鑑証明書
親権者、後見人、その他、ご本人の法定代理人であることを証明する書類（戸籍謄本、住民票、成年後見登記事項証明書等）

③代理人であることを確認するための書類のうち、次のいずれか

運転免許証の写し（裏面に記載がある場合には裏面の写しを含む。）
健康保険証住民票
戸籍謄本（本籍地は塗りつぶしてください）

（3）申請に対する回答

ご本人またはその代理人の請求書記載住所宛に書面によって、回答いたします。

（4）その他

上記の手続に因らない場合は、開示などのご請求の対応をお断りさせていただくことがあります。
直接ご来社いただいてのご請求の対応はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜わりますようお願い申し上げます。
ご請求手続きにつきましては、法令等の変更等必要に応じて、内容を改訂することがございます。

5.お問い合わせ窓口

ニチレイグループの特定個人情報に関する苦情・お問い合わせについては、以下で受け付けております。

（1）お電話による場合の連絡先

株式会社ニチレイ　
電話番号　03－3248－2101
受付時間　10:00～12:00、13:00～17:00（土・日・祝日を除きます。）

（2）お手紙による場合の送付先

〒104-8402 東京都中央区築地六丁目19番20号　ニチレイ東銀座ビル
株式会社ニチレイ　総務部

お問い合わせ窓口は、株式会社ニチレイに所属し、ニチレイグループ各社から委託を受けて、ニチレイグループ各社が保有する特定個人情報のお問い合わせに係る業務を行います。
なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜わりますようお願い申し上げます。
また、ニチレイグループの各社は、その都度、個別に特定個人情報の取扱いについて定める場合があり、その場合は、個別の定めが優先的に適用されますので、そちらのお問い合わせ窓口までお願いいたします。

(※1)グループ会社の定義
グループ会社とは、日本国内に本店を有する会社のうち、株式会社ニチレイが議決権の過半数を有する会社（以下子会社といいます）および子会社が議決権の過半数を有する会社（以下孫会社といいます）ならびに孫会社が議決権の過半数を有する会社を含みます。主要なグループ会社はこちらをご覧ください。

(※2)特定個人情報の定義
本ご案内において、「個人情報」と「特定個人情報」とは明確に区別されるものとし、用語の定義としてはそれぞれ次のとおりとします。

個人情報：個人番号（「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づくもの）をその内容に含まない個人情報をいいます。
特定個人情報：個人番号および当該個人番号を含む個人情報をいいます。